Como a automação de processos pode melhorar o desempenho de sua empresa

A tecnologia lentamente se integrou a quase todas as facetas de nossas vidas. Estamos começando a reconhecer a automação como norma. Os carros autônomos estão tomando conta da estrada. Os mantimentos podem ser encomendados e entregues no conforto da sua casa. Você pode controlar aparelhos inteligentes de seu telefone.

A tecnologia de automação simplifica sua vida pessoal e deve se estender também à sua vida profissional.

O que é automação?

Para estabelecer o papel que a tecnologia de automação pode ter em sua vida profissional, é essencial entender o que exatamente é automação.

Simplificando, a automação é a implementação de um sistema que completa tarefas facilmente replicáveis. Depois de encontrar uma tarefa que você repete regularmente e que não exige muito pensamento ou criatividade, há uma boa chance de que você seja capaz de ensinar um computador a automatizá-la.

A automação funciona em todos os departamentos

Quase todos os departamentos de todas as empresas têm pelo menos um processo que pode ser aprimorado com a automação. Existem inúmeros sistemas no mercado que são construídos para departamentos específicos, enquanto outros oferecem soluções para processos tediosos para as organizações como um todo. Eles podem ser tão amplos ou específicos quanto suas necessidades.

Aqui estão alguns exemplos de como as tarefas podem ser automatizadas em vários departamentos:

– Automatizar solicitações para serem encaminhadas diretamente para o gerente de RH, funcionário ou profissional 

– Atendimento ao cliente – automatize as consultas do cliente com um chatbot AI

-Marketing – automatiza e-mails com base em uma ação realizada por um líder

-Vendas – Automatize a pesquisa sobre leads para tornar o contato futuro com eles perfeito

Benefícios da automação

Com um pouco de imaginação, você ficaria surpreso com o que pode automatizar em sua empresa. Além de simplificar processos tediosos, a tecnologia de automação oferece muitas vantagens para sua empresa.

Funcionários Produtivos

A automatização de processos terá um grande impacto em seus funcionários, porque eles não ficarão mais presos ao trabalho lento e tedioso. Eles vão se concentrar exclusivamente nas principais responsabilidades de sua função, que é o que eles tinham em mente quando assumiram o cargo. E quando estão fazendo o trabalho que atende às suas expectativas, provavelmente ficarão mais engajados e trabalhadores.

À medida que seus funcionários se afastam de tarefas que podem ser realizadas com a mesma facilidade por um computador, eles podem refinar suas habilidades, como criatividade e liderança, para o trabalho que realmente importa para a empresa. Ao dar aos funcionários essas oportunidades, eles ficarão felizes e mais produtivos.

Funcionários engajados e satisfeitos irão preparar sua empresa para o crescimento e o sucesso.

Economizar

O custo é um dos maiores fatores que impedem as empresas de utilizar a tecnologia de automação. Existem inúmeras opções disponíveis, mas os sistemas mais robustos geralmente vêm com um preço alto. O que muitas empresas ainda precisam perceber é que o uso eficaz da tecnologia de automação traz um alto retorno sobre o investimento, que cobrirá completamente o custo do sistema.

Já determinamos que a tecnologia de automação pode aumentar a produtividade dos funcionários, então pense no que isso significa para a receita da sua empresa. Se os funcionários puderem voltar toda a sua atenção para as tarefas geradoras de receita que seu trabalho envolve, eles serão capazes de dominá-la rapidamente e encontrar um processo de trabalho eficiente.

Padronizar todos os processos

Todo mundo faz as coisas de maneira um pouco diferente, então, usando a tecnologia de automação para suas tarefas repetitivas, você pode padronizar seus processos. Isso será muito benéfico para sua empresa, pois você traz novas contratações e mudanças de funções.

Os sistemas de automação também registram os processos padronizados para que você possa identificar exatamente onde estão seus pontos fracos. Você também pode fazer uma alteração mínima e ver facilmente como isso afeta o resultado. Isso significa que você pode brincar para encontrar o fluxo de trabalho mais eficiente.

A automação é realmente a tecnologia de hoje. A transição de processos manuais para automatizados pode parecer difícil, mas tudo que você precisa é encontrar um pequeno problema para começar. Depois de identificar suas tarefas repetitivas e demoradas, é hora de ver como a tecnologia de automação pode funcionar para você.

Aumenta a satisfação do cliente

Os bots de automação de processos podem responder rapidamente aos clientes a cada segundo do dia. Eles não apenas operam constantemente, mas também podem responder a vários clientes ao mesmo tempo. A ferramenta de automação também pode responder em diferentes plataformas, como e-mail, mensagens instantâneas e texto. Em um mundo que valoriza a gratificação instantânea, respostas rápidas são uma necessidade. E mostra aos clientes que você valoriza seu tempo.

Outro fator crucial para manter a satisfação do cliente hoje é a personalização. Um relatório de 2012 descobriram que 71 por cento dos membros da Geração Z esperam experiências altamente personalizadas. O mesmo estudo disse que 46 por cento da Geração Z quer que as empresas lembrem suas preferências de compra. Felizmente, rastrear preferências e oferecer aos clientes uma experiência personalizada pode ser fácil. Muitas plataformas de automação inteligentes podem segmentar e monitorar seu público, proporcionando experiências sob medida para eles. 

Isso geralmente é realizado pelo gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). O CRM está integrado em muitas plataformas de automação para controlar os dados dos clientes atuais e potenciais. O CRM e a automação de marketing permitem acompanhar as preferências do cliente, acionar e-mails personalizados e comunicar-se com os clientes em um nível mais pessoal. Esse tipo de estratégia de marketing personalizada seria difícil de executar sem uma plataforma de automação.

Além disso, a automação robótica pode fazer com que os clientes se sintam mais valorizados se procurarem sua empresa. Os clientes não precisarão responder a tantas perguntas quando você já tiver acesso fácil às suas informações e histórico de pedidos. Desta forma, os clientes sentem que são importantes para o seu negócio, o que cria fidelidade. E, ei, os clientes fiéis são mais propensos a recomendar sua marca a outras pessoas.

O software também pode enviar e-mails de feriados, mensagens de agradecimento e cupons para melhorar a experiência do cliente.

Melhora a produtividade

A automação pode aumentar a produtividade de sua empresa de várias maneiras.

Por meio da automação do processo, seu software pode classificar os arquivos assim que eles são recebidos, economizando horas para que os funcionários realizem o trabalho braçal real. Uma pesquisa descobriu que os funcionários gastam 25% do tempo procurando informações. A automação de processos na sua empresa revoluciona a maneira como procuramos arquivos. As plataformas de automação podem carregar todos os seus dados e documentos em um sistema principal. Já se foi o tempo em que os funcionários gastavam um tempo valioso classificando seis sistemas diferentes para encontrar um documento.

A automação de processos de negócios também pode otimizar os dados de seus negócios para fornecer insights em um só lugar. Em vez de ter um membro de marketing puxando e calculando informações sobre visitas a sites, cliques em anúncios, números de vendas e muito mais, a automação do processo pode rastrear tudo. Relatórios de rotina como este podem ser entregues automaticamente a pessoas específicas durante horários definidos.

As equipes de RH e recrutamento podem ser mais produtivas, permitindo que o software de automação alcance novas contratações em potencial, agende entrevistas e processa informações de funcionários.

Gerar briefs é outra ferramenta de automação eficiente. Para se preparar para uma reunião, por exemplo, um gerente pode pesquisar e reunir documentos relativos ao crescimento da empresa. Em seguida, eles podem ter que varrer os arquivos para atualizar em projetos anteriores, clientes e receitas. 

Depois que estiverem satisfeitos com o acúmulo de arquivos, eles provavelmente precisarão resumir as informações. A automação de processos, por outro lado, pode fornecer um briefing com todas as especificações desejadas. Ao automatizar briefs, os gerentes podem simplesmente solicitar ou agendar um breve 15 minutos antes de uma reunião, dar uma olhada e eles estão prontos para começar.

Mais tarefas que economizam tempo para ferramentas de automação de processos incluem geração de leads de vendas, envio de relatórios de análise automática, criação de resumos e acompanhamento de clientes.

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